Termos do serviço

O Galaxy Hotel Cloud é um software de gestão hoteleira prestado como serviço através da internet (SaaS) por PassportScan LTD, 71-75 Shelton Street, Covent Garden, London WC2H 9JQ, United Kingdom, VAT GB922941816, D-U-N-S 211196773 («nós»).

Estes termos regulam o período experimental gratuito, a subscrição e a utilização do serviço, da API pública e do site. Aceita-os ao assinalar a caixa no registo ou ao utilizar o serviço: quem se regista declara agir por conta de um estabelecimento de alojamento ou de uma empresa e ter poderes para a vincular. O serviço não se destina a consumidores.

O Galaxy Hotel Cloud funciona a partir do navegador, sem instalações: planning, reservas individuais e de grupo, check-in e check-out, fichas dos hóspedes, tarifários e contratos, contas e caixa, fatura eletrónica, impressoras fiscais, fecho do dia com Alloggiati Web, ISTAT e SES Hospedajes, dashboard e impressões, em italiano, inglês, espanhol, francês, português e alemão. Contabilidade e Economato são módulos opcionais. As obrigações legais disponíveis dependem do país do estabelecimento.

O serviço é atualizado continuamente: podemos acrescentar, melhorar ou substituir funcionalidades sem aviso prévio, desde que as funcionalidades essenciais continuem disponíveis. As novidades são descritas no site e no PMS.

O registo cria um ambiente reservado ao seu estabelecimento após a confirmação do endereço de e-mail; a ligação de confirmação é válida durante 48 horas. O período experimental dura 30 dias, não exige um método de pagamento e não se converte em subscrição sem um pedido seu. Pode carregar dados de exemplo para experimentar, e eliminá-los nas definições.

No termo do período experimental o ambiente é suspenso: os dados ficam conservados durante 90 dias, durante os quais pode ativar a subscrição ou pedir a sua exportação; depois são eliminados. Reservamo-nos o direito de limitar o período experimental a um por estabelecimento.

O valor da subscrição depende do escalão de quartos do estabelecimento e dos módulos opcionais escolhidos; a tabela de preços em vigor está na página Preços. Os preços são em euros, IVA não incluído; a subscrição anual custa dez mensalidades. Para os clientes sujeitos passivos noutro Estado da União Europeia o IVA aplica-se pelo mecanismo de autoliquidação (reverse charge). Acima de 100 quartos ou para vários estabelecimentos o preço é mediante orçamento.

O pagamento é efetuado com cartão através da Stripe, com renovação automática em cada período, ou por transferência bancária antecipada. A suspensão sazonal coloca o estabelecimento em modo só de leitura a 30% do valor da subscrição. Podemos atualizar a tabela de preços com um pré-aviso de 30 dias por e-mail: o novo preço aplica-se a partir da renovação seguinte.

A subscrição renova-se por períodos iguais ao escolhido. Pode cancelar a qualquer momento a partir do PMS ou escrevendo-nos: o cancelamento produz efeitos no fim do período já pago, que não é reembolsado. Se um pagamento não for bem-sucedido, o acesso é suspenso no termo do período pago e é retomado com a regularização do pagamento.

Podemos suspender ou encerrar um ambiente utilizado em violação destes termos, da lei ou de forma a prejudicar o serviço ou os outros clientes, avisando-o, salvo em caso de urgência.

•Fornecer dados verdadeiros e mantê-los atualizados, incluindo a denominação social e o n.º de IVA para a faturação.

•Guardar as credenciais em segurança: cada pessoa deve ter o seu próprio utilizador, com as permissões da sua função; é responsável pelo que acontece com os utilizadores do seu estabelecimento.

•Utilizar o serviço no respeito da lei e dos direitos dos hóspedes, prestando-lhes as informações devidas.

•As obrigações perante as autoridades (Alloggiati Web, ISTAT, SES Hospedajes, fatura eletrónica, impressoras fiscais) continuam a ser suas: o PMS prepara e transmite os dados, cabe-lhe a si verificá-los, confirmá-los e conservar os comprovativos. As credenciais dos portais públicos são suas e são introduzidas por si nas definições.

•Não tentar aceder a ambientes de outros estabelecimentos, não contornar os limites técnicos, não descompilar nem revender o serviço.

As chaves da API pública são válidas para um estabelecimento e têm as permissões que escolher. É responsável pelo que fazem os sistemas e os fornecedores a quem as entrega: revogue-as quando já não forem necessárias. A utilização está sujeita a limites (600 chamadas por minuto por chave) que podemos ajustar para proteger o serviço.

O ambiente sandbox é partilhado, reiniciado todas as noites e visível para qualquer pessoa que utilize a chave pública de teste: não introduza nele dados reais de pessoas.

O ficheiro da base de dados que carrega é utilizado apenas para a importação e eliminado no final. A importação abrange fichas, reservas, tarifários e definições; Economato e Contabilidade não são importados. Depois da importação verifique os dados: a responsabilidade pela sua exatidão continua a ser sua.

Se se registar com o código ou o link de um distribuidor, esse distribuidor passa a ser o seu contacto comercial: vê os dados comerciais da sua conta descritos na Política de privacidade (nunca os dados do software de gestão) e recebe de nós uma comissão sobre o que paga. O preço para si não se altera.

Pode pedir-nos que desassociemos o distribuidor da sua conta escrevendo para info@galaxy-hotel.net. Os distribuidores são empresas independentes: não podem alterar estes termos nem assumir compromissos em nosso nome.

Comprometemo-nos a manter o serviço disponível de forma contínua e a avisar com antecedência das manutenções programadas, durante as quais pode aparecer uma página de cortesia. São efetuadas cópias de segurança completas todos os dias, conservadas durante 7 dias; pode exportar os seus dados em qualquer momento.

A assistência é prestada por e-mail através de support@galaxy-hotel.net, nos dias úteis. O serviço é prestado com a diligência profissional devida, mas nenhum software está isento de erros: comunique-nos os que encontrar e corrigi-los-emos com a prioridade que merecem.

O software, o site, a documentação e as marcas continuam a ser nossos: concedemos-lhe uma licença de utilização não exclusiva e não transferível durante a vigência do contrato. Os dados que introduz continuam a ser seus: pode exportá-los em qualquer momento e, com a cessação, são eliminados nos prazos indicados na Política de privacidade. Podemos utilizar dados agregados e anónimos sobre a utilização do serviço para o melhorar.

Esta secção é o acordo de tratamento de dados nos termos do artigo 28.º do RGPD entre si (responsável pelo tratamento) e nós (subcontratante), para os dados pessoais que introduz no PMS.

•Objeto e duração: a conservação e o tratamento dos dados necessários para prestar o serviço, durante toda a vigência do contrato.

•Natureza e finalidade: gestão das reservas, das estadias, das contas, das comunicações aos hóspedes e das obrigações legais do estabelecimento.

•Tipos de dados e titulares dos dados: dados de identificação, de contacto, dos documentos de identidade, das estadias e dos pagamentos de hóspedes, pessoas que efetuam reservas, agências, empresas e colaboradores do estabelecimento.

•Instruções: tratamos os dados apenas de acordo com as suas instruções documentadas, que são as dadas através das funcionalidades do PMS, e damos-lhe conhecimento se uma instrução nos parecer contrária à lei.

•Confidencialidade e segurança: o nosso pessoal está obrigado à confidencialidade; aplicamos as medidas descritas na Política de privacidade (cifragem, separação dos ambientes, cópias de segurança, controlo dos acessos, registo de atividade).

•Assistência remota: quando é necessário prestar-lhe assistência dentro do PMS, o nosso pessoal de suporte entra no seu ambiente apenas depois de um dos seus utilizadores ligados ter aceitado o aviso que aparece no PMS. Com o mesmo consentimento pode ver em direto a página do PMS que o utilizador tem à sua frente (não o resto do computador, nunca as palavras-passe): o que vê não é conservado. O acesso é feito com as permissões desse utilizador, apenas em leitura ou com possibilidade de alteração conforme indicado no aviso, dura no máximo 30 minutos e o utilizador pode interrompê-lo em qualquer momento; nunca abrange utilizadores, palavras-passe e subscrição. Todos os acessos e todas as alterações efetuados em assistência ficam registados.

•Subcontratantes ulteriores: autoriza-nos a recorrer aos fornecedores enumerados na Política de privacidade; damos-lhe aviso com 30 dias de antecedência antes de acrescentar outros e pode opor-se pondo termo ao contrato.

•Assistência: prestamos-lhe ajuda para responder aos pedidos dos titulares dos dados e para cumprir as obrigações de segurança; notificamos-lhe sem demora injustificada, e em qualquer caso no prazo de 48 horas a contar da descoberta, qualquer violação de dados pessoais que diga respeito ao seu ambiente.

•Fim do tratamento: com a cessação pode exportar os dados; depois eliminamo-los, cópias de segurança incluídas, nos prazos indicados na Política de privacidade, salvo obrigações legais.

•Auditorias: disponibilizamos as informações necessárias para demonstrar o cumprimento destas obrigações e permitimos auditorias razoáveis, acordadas com aviso prévio.

Nos limites permitidos pela lei, a nossa responsabilidade total por qualquer dano decorrente do contrato está limitada aos valores da subscrição que nos tiver pago nos 12 meses anteriores ao evento. Não respondemos por danos indiretos, lucros cessantes, sanções decorrentes de obrigações não verificadas ou transmitidas com atraso por causas que lhe sejam imputáveis, nem por interrupções dos serviços de terceiros (portais das autoridades, Stripe, PassportScan, conectividade). Nada nestes termos exclui a responsabilidade por dolo ou culpa grave.

Podemos alterar estes termos para os adequar ao serviço ou à lei. As alterações substanciais são comunicadas por e-mail com pelo menos 30 dias de antecedência; se não as aceitar pode cancelar a subscrição antes de entrarem em vigor, caso contrário a utilização do serviço vale como aceitação. A versão em vigor é sempre a publicada no site, com a data no topo.

Estes termos regem-se pela lei de Inglaterra e do País de Gales e qualquer litígio é da competência dos tribunais de Londres, sem prejuízo das normas imperativas do país onde o estabelecimento tem a sua sede. Os termos são publicados em italiano, inglês, espanhol, francês, português e alemão: em caso de divergência prevalece o texto inglês. Antes de qualquer ação judicial comprometemo-nos a procurar uma solução amigável.

Para assistência escreva para support@galaxy-hotel.net; para informações comerciais, administrativas e sobre proteção de dados para info@galaxy-hotel.net.