Termini del servizio

Galaxy Hotel Cloud è un gestionale alberghiero erogato come servizio via internet (SaaS) da PassportScan LTD, 71-75 Shelton Street, Covent Garden, London WC2H 9JQ, United Kingdom, VAT GB922941816, D-U-N-S 211196773 («noi»).

Questi termini regolano la prova gratuita, l'abbonamento e l'uso del servizio, dell'API pubblica e del sito. Li accetti spuntando la casella alla registrazione o usando il servizio: chi si registra dichiara di agire per conto di una struttura ricettiva o di un'impresa e di avere il potere di impegnarla. Il servizio non è rivolto a consumatori.

Galaxy Hotel Cloud funziona dal browser, senza installazioni: planning, prenotazioni individuali e di gruppo, check-in e check-out, anagrafiche degli ospiti, listini e contratti, conti e cassa, fattura elettronica, registratori telematici, fine giornata con Alloggiati Web, ISTAT e SES Hospedajes, dashboard e stampe, in italiano, inglese, spagnolo, francese, portoghese e tedesco. Contabilità ed Economato sono moduli opzionali. Quali adempimenti sono disponibili dipende dal paese della struttura.

Il servizio viene aggiornato di continuo: possiamo aggiungere, migliorare o sostituire funzioni senza preavviso, purché le funzioni essenziali restino disponibili. Le novità sono descritte sul sito e nel gestionale.

La registrazione crea un ambiente riservato alla tua struttura dopo la conferma dell'indirizzo e-mail; il collegamento di conferma vale 48 ore. La prova dura 30 giorni, non richiede un metodo di pagamento e non diventa un abbonamento senza una tua richiesta. Puoi caricare dati di esempio per provare, e cancellarli dalle impostazioni.

Alla scadenza l'ambiente viene sospeso: i dati restano conservati per 90 giorni, durante i quali puoi attivare l'abbonamento o chiederne l'esportazione; poi vengono cancellati. Ci riserviamo di limitare la prova a una per struttura.

Il canone dipende dallo scaglione di camere della struttura e dai moduli opzionali scelti; il listino in vigore è sulla pagina Prezzi. I prezzi sono in euro, IVA esclusa; l'abbonamento annuale costa dieci mensilità. Per i clienti soggetti passivi in un altro Stato dell'Unione Europea l'IVA si applica con il meccanismo dell'inversione contabile (reverse charge). Oltre 100 camere o per più strutture il prezzo è a preventivo.

Il pagamento avviene con carta tramite Stripe, con rinnovo automatico a ogni periodo, oppure con bonifico bancario in anticipo. La sospensione stagionale mette la struttura in sola lettura al 30% del canone. Possiamo aggiornare il listino con un preavviso di 30 giorni via e-mail: il nuovo prezzo vale dal rinnovo successivo.

L'abbonamento si rinnova per periodi uguali a quello scelto. Puoi disdire in qualsiasi momento dal gestionale o scrivendoci: la disdetta ha effetto alla fine del periodo già pagato, che non viene rimborsato. Se un pagamento non va a buon fine, l'accesso viene sospeso alla scadenza del periodo pagato e riprende al saldo.

Possiamo sospendere o chiudere un ambiente usato in violazione di questi termini, della legge o in modo da danneggiare il servizio o gli altri clienti, avvisandoti salvo urgenza.

•Fornire dati veritieri e tenerli aggiornati, comprese la ragione sociale e la partita IVA per la fatturazione.

•Custodire le credenziali: ogni persona deve avere il proprio utente, con i permessi del suo ruolo; sei responsabile di ciò che avviene con gli utenti della tua struttura.

•Usare il servizio nel rispetto della legge e dei diritti degli ospiti, dando loro le informative dovute.

•Gli adempimenti verso le autorità (Alloggiati Web, ISTAT, SES Hospedajes, fattura elettronica, registratori telematici) restano tuoi: il gestionale prepara e trasmette i dati, tu li controlli, li confermi e conservi le ricevute. Le credenziali dei portali pubblici sono tue e le inserisci nelle impostazioni.

•Non tentare di accedere ad ambienti di altre strutture, non aggirare i limiti tecnici, non decompilare né rivendere il servizio.

Le chiavi dell'API pubblica valgono per una struttura e hanno i permessi che scegli. Sei responsabile di ciò che fanno i sistemi e i fornitori a cui le consegni: revocale quando non servono più. L'uso è soggetto a limiti (600 chiamate al minuto per chiave) che possiamo adeguare per proteggere il servizio.

L'ambiente sandbox è condiviso, azzerato ogni notte e visibile a chiunque usi la chiave pubblica di prova: non inserirvi dati reali di persone.

Il file dell'archivio che carichi viene usato solo per l'importazione ed eliminato al termine. L'importazione riguarda anagrafiche, prenotazioni, listini e impostazioni; Economato e Contabilità non vengono importati. Dopo l'importazione verifica i dati: la responsabilità della loro correttezza resta tua.

Se ti registri con il codice o il link di un distributore, quel distributore diventa il tuo riferimento commerciale: vede i dati commerciali del tuo account descritti nell'Informativa privacy (mai i dati del gestionale) e riceve da noi una provvigione su quello che paghi. Il prezzo per te non cambia.

Puoi chiederci di scollegare il distributore dal tuo account scrivendo a info@galaxy-hotel.net. I distributori sono imprese indipendenti: non possono modificare questi termini né assumere impegni per nostro conto.

Ci impegniamo a mantenere il servizio disponibile in modo continuativo e ad avvisare in anticipo delle manutenzioni programmate, durante le quali può comparire una pagina di cortesia. Copie di sicurezza complete vengono eseguite ogni giorno e conservate per 7 giorni; puoi esportare i tuoi dati in ogni momento.

L'assistenza si fa per e-mail a support@galaxy-hotel.net, nei giorni lavorativi. Il servizio è fornito con la diligenza professionale dovuta, ma nessun software è esente da errori: segnalaci quelli che trovi e li correggeremo con la priorità che meritano.

Il software, il sito, la documentazione e i marchi restano nostri: ti concediamo una licenza d'uso non esclusiva e non trasferibile per la durata del contratto. I dati che inserisci restano tuoi: puoi esportarli in qualsiasi momento e alla cessazione vengono cancellati nei tempi indicati nell'Informativa privacy. Possiamo usare dati aggregati e anonimi sull'uso del servizio per migliorarlo.

Questa sezione è l'accordo sul trattamento dei dati ai sensi dell'articolo 28 del GDPR tra te (titolare) e noi (responsabile), per i dati personali che inserisci nel gestionale.

•Oggetto e durata: la conservazione e l'elaborazione dei dati necessarie a erogare il servizio, per tutta la durata del contratto.

•Natura e finalità: gestione delle prenotazioni, dei soggiorni, dei conti, delle comunicazioni agli ospiti e degli adempimenti di legge della struttura.

•Tipi di dati e interessati: dati anagrafici, di contatto, dei documenti d'identità, dei soggiorni e dei pagamenti di ospiti, prenotanti, agenzie, aziende e collaboratori della struttura.

•Istruzioni: trattiamo i dati solo secondo le tue istruzioni documentate, che sono quelle impartite tramite le funzioni del gestionale, e ti avvisiamo se un'istruzione ci sembra contraria alla legge.

•Riservatezza e sicurezza: il nostro personale è tenuto alla riservatezza; applichiamo le misure descritte nell'Informativa privacy (cifratura, separazione degli ambienti, backup, controllo degli accessi, tracciamento).

•Assistenza remota: quando serve assisterti dentro il gestionale, il nostro personale di supporto entra nel tuo ambiente solo dopo che un tuo utente collegato ha accettato l'avviso che compare nel gestionale. Con lo stesso consenso può vedere in diretta la pagina del gestionale che l'utente ha davanti (non il resto del computer, mai le password): quello che vede non viene conservato. L'accesso avviene con i permessi di quell'utente, in sola lettura oppure con possibilità di modifica secondo quanto indicato nell'avviso, dura al massimo 30 minuti e l'utente può interromperlo in ogni momento; non riguarda mai utenti, password e abbonamento. Ogni accesso e ogni modifica fatti in assistenza vengono registrati.

•Sub-responsabili: ci autorizzi a usare i fornitori elencati nell'Informativa privacy; ti avvisiamo con 30 giorni di anticipo prima di aggiungerne altri e puoi opporti recedendo dal contratto.

•Assistenza: ti aiutiamo a rispondere alle richieste degli interessati e agli obblighi di sicurezza; ti notifichiamo senza ingiustificato ritardo, e comunque entro 48 ore dalla scoperta, ogni violazione dei dati personali che riguarda il tuo ambiente.

•Fine del trattamento: alla cessazione puoi esportare i dati; poi li cancelliamo, copie di sicurezza comprese, nei tempi indicati nell'Informativa privacy, salvo obblighi di legge.

•Verifiche: mettiamo a disposizione le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto di questi obblighi e consentiamo verifiche ragionevoli, concordate con preavviso.

Nei limiti consentiti dalla legge, la nostra responsabilità complessiva per ogni danno derivante dal contratto è limitata ai canoni che ci hai pagato nei 12 mesi precedenti l'evento. Non rispondiamo dei danni indiretti, del mancato guadagno, delle sanzioni derivanti da adempimenti non verificati o trasmessi in ritardo per cause a te imputabili, né delle interruzioni dei servizi di terzi (portali delle autorità, Stripe, PassportScan, connettività). Nulla in questi termini esclude la responsabilità per dolo o colpa grave.

Possiamo modificare questi termini per adeguarli al servizio o alla legge. Le modifiche sostanziali vengono comunicate via e-mail almeno 30 giorni prima; se non le accetti puoi disdire prima che entrino in vigore, altrimenti l'uso del servizio vale come accettazione. La versione in vigore è sempre quella pubblicata sul sito, con la data in alto.

Questi termini sono regolati dalla legge dell'Inghilterra e del Galles e ogni controversia è di competenza dei tribunali di Londra, fatte salve le norme inderogabili del paese in cui ha sede la struttura. I termini sono pubblicati in italiano, inglese, spagnolo, francese, portoghese e tedesco: in caso di divergenze prevale il testo inglese. Prima di ogni azione legale ci impegniamo a cercare una soluzione amichevole.

Per l'assistenza scrivi a support@galaxy-hotel.net; per informazioni commerciali, amministrative e sulla protezione dei dati a info@galaxy-hotel.net.