Términos del servicio

Galaxy Hotel Cloud es un programa de gestión hotelera prestado como servicio por internet (SaaS) por PassportScan LTD, 71-75 Shelton Street, Covent Garden, London WC2H 9JQ, United Kingdom, VAT GB922941816, D-U-N-S 211196773 («nosotros»).

Estos términos regulan la prueba gratuita, la suscripción y el uso del servicio, de la API pública y del sitio. Los aceptas al marcar la casilla en el registro o al usar el servicio: quien se registra declara actuar en nombre de un establecimiento de alojamiento o de una empresa y tener poder para obligarla. El servicio no se dirige a consumidores.

Galaxy Hotel Cloud funciona desde el navegador, sin instalaciones: planning, reservas individuales y de grupo, check-in y check-out, fichas de huéspedes, tarifas y contratos, cuentas y caja, factura electrónica, impresoras fiscales, cierre del día con Alloggiati Web, ISTAT y SES Hospedajes, panel de control e impresiones, en italiano, inglés, español, francés, portugués y alemán. Contabilidad y Economato son módulos opcionales. Las obligaciones disponibles dependen del país del establecimiento.

El servicio se actualiza de forma continua: podemos añadir, mejorar o sustituir funciones sin previo aviso, siempre que las funciones esenciales sigan disponibles. Las novedades se describen en el sitio y en el PMS.

El registro crea un entorno reservado a tu establecimiento tras confirmar la dirección de correo; el enlace de confirmación vale 48 horas. La prueba dura 30 días, no requiere método de pago y no se convierte en suscripción sin que lo pidas. Puedes cargar datos de ejemplo para probar y borrarlos desde la configuración.

Al vencer, el entorno se suspende: los datos se conservan 90 días, durante los cuales puedes activar la suscripción o pedir su exportación; después se eliminan. Nos reservamos limitar la prueba a una por establecimiento.

La cuota depende del tramo de habitaciones del establecimiento y de los módulos opcionales elegidos; la lista de precios vigente está en la página Precios. Los precios son en euros, sin IVA; la suscripción anual cuesta diez mensualidades. Para clientes empresariales de otro Estado miembro de la UE el IVA se aplica mediante inversión del sujeto pasivo. A partir de 100 habitaciones o para varios establecimientos el precio es bajo presupuesto.

El pago se hace con tarjeta a través de Stripe, con renovación automática en cada periodo, o por transferencia bancaria por adelantado. La pausa estacional deja el establecimiento en solo lectura al 30% de la cuota. Podemos actualizar la lista de precios con 30 días de aviso por correo: el nuevo precio se aplica desde la renovación siguiente.

La suscripción se renueva por periodos iguales al elegido. Puedes darte de baja en cualquier momento desde el PMS o escribiéndonos: la baja surte efecto al final del periodo ya pagado, que no se reembolsa. Si un pago falla, el acceso se suspende al vencer el periodo pagado y se reanuda al liquidarlo.

Podemos suspender o cerrar un entorno usado en contra de estos términos o de la ley, o de forma que perjudique al servicio o a otros clientes, avisándote salvo urgencia.

•Facilitar datos veraces y mantenerlos actualizados, incluidos la razón social y el NIF-IVA para la facturación.

•Custodiar las credenciales: cada persona debe tener su propio usuario, con los permisos de su rol; eres responsable de lo que ocurra con los usuarios de tu establecimiento.

•Usar el servicio respetando la ley y los derechos de los huéspedes, facilitándoles la información debida.

•Las obligaciones ante las autoridades (Alloggiati Web, ISTAT, SES Hospedajes, factura electrónica, impresoras fiscales) siguen siendo tuyas: el PMS prepara y transmite los datos, tú los revisas, los confirmas y conservas los justificantes. Las credenciales de los portales públicos son tuyas y las introduces en la configuración.

•No intentar acceder a entornos de otros establecimientos, no eludir los límites técnicos, no descompilar ni revender el servicio.

Las claves de la API pública valen para un establecimiento y tienen los permisos que elijas. Eres responsable de lo que hagan los sistemas y proveedores a los que se las entregues: revócalas cuando ya no hagan falta. El uso está sujeto a límites (600 llamadas por minuto por clave) que podemos ajustar para proteger el servicio.

El entorno sandbox es compartido, se reinicia cada noche y es visible para cualquiera que use la clave pública de prueba: no introduzcas en él datos reales de personas.

El archivo de base de datos que subes se usa solo para la importación y se elimina al terminar. La importación abarca fichas, reservas, tarifas y configuración; Economato y Contabilidad no se importan. Tras la importación revisa los datos: la responsabilidad de su exactitud sigue siendo tuya.

Si te registras con el código o el enlace de un distribuidor, ese distribuidor pasa a ser tu referencia comercial: ve los datos comerciales de tu cuenta descritos en la Política de privacidad (nunca los datos del programa de gestión) y recibe de nosotros una comisión sobre lo que pagas. Tu precio no cambia.

Puedes pedirnos que desvinculemos al distribuidor de tu cuenta escribiendo a info@galaxy-hotel.net. Los distribuidores son empresas independientes: no pueden modificar estos términos ni asumir compromisos en nuestro nombre.

Nos comprometemos a mantener el servicio disponible de forma continua y a avisar con antelación de los mantenimientos programados, durante los cuales puede aparecer una página de cortesía. Las copias de seguridad completas se hacen cada día y se conservan 7 días; puedes exportar tus datos en cualquier momento.

La asistencia se presta por correo en support@galaxy-hotel.net, en días laborables. El servicio se presta con la diligencia profesional debida, pero ningún software está libre de errores: comunícanos los que encuentres y los corregiremos con la prioridad que merezcan.

El software, el sitio, la documentación y las marcas siguen siendo nuestros: te concedemos una licencia de uso no exclusiva e intransferible durante la vigencia del contrato. Los datos que introduces siguen siendo tuyos: puedes exportarlos en cualquier momento y al cesar el servicio se eliminan en los plazos indicados en la Política de privacidad. Podemos usar datos agregados y anónimos sobre el uso del servicio para mejorarlo.

Esta sección es el acuerdo de encargo del tratamiento conforme al artículo 28 del RGPD entre tú (responsable) y nosotros (encargado), para los datos personales que introduces en el PMS.

•Objeto y duración: la conservación y el tratamiento de los datos necesarios para prestar el servicio, durante toda la vigencia del contrato.

•Naturaleza y finalidad: gestión de reservas, estancias, cuentas, comunicaciones a los huéspedes y obligaciones legales del establecimiento.

•Tipos de datos e interesados: datos identificativos, de contacto, de documentos de identidad, de estancias y de pagos de huéspedes, reservantes, agencias, empresas y colaboradores del establecimiento.

•Instrucciones: tratamos los datos solo según tus instrucciones documentadas, que son las que das mediante las funciones del PMS, y te avisamos si una instrucción nos parece contraria a la ley.

•Confidencialidad y seguridad: nuestro personal está obligado a la confidencialidad; aplicamos las medidas descritas en la Política de privacidad (cifrado, separación de entornos, copias de seguridad, control de accesos, registro).

•Asistencia remota: cuando hace falta asistirte dentro del PMS, nuestro personal de soporte entra en tu entorno solo después de que uno de tus usuarios conectados haya aceptado el aviso que aparece en el PMS. Con el mismo consentimiento puede ver en directo la página del PMS que el usuario tiene delante (no el resto del ordenador, nunca las contraseñas): lo que ve no se conserva. El acceso se realiza con los permisos de ese usuario, en solo lectura o con posibilidad de modificación según lo indicado en el aviso, dura como máximo 30 minutos y el usuario puede interrumpirlo en cualquier momento; nunca afecta a usuarios, contraseñas ni suscripción. Cada acceso y cada modificación realizados en asistencia quedan registrados.

•Subencargados: nos autorizas a usar los proveedores enumerados en la Política de privacidad; te avisamos con 30 días de antelación antes de añadir otros y puedes oponerte resolviendo el contrato.

•Asistencia: te ayudamos a responder a las solicitudes de los interesados y a cumplir las obligaciones de seguridad; te notificamos sin dilación indebida, y en todo caso dentro de las 48 horas desde su descubrimiento, cualquier violación de datos personales que afecte a tu entorno.

•Fin del tratamiento: al cesar el servicio puedes exportar los datos; después los eliminamos, copias de seguridad incluidas, en los plazos indicados en la Política de privacidad, salvo obligación legal.

•Auditorías: ponemos a disposición la información necesaria para demostrar el cumplimiento de estas obligaciones y permitimos auditorías razonables, acordadas con preaviso.

En la medida permitida por la ley, nuestra responsabilidad total por cualquier daño derivado del contrato se limita a las cuotas que nos hayas pagado en los 12 meses anteriores al hecho. No respondemos de daños indirectos, lucro cesante, sanciones derivadas de obligaciones no revisadas o transmitidas tarde por causas imputables a ti, ni de interrupciones de servicios de terceros (portales de las autoridades, Stripe, PassportScan, conectividad). Nada en estos términos excluye la responsabilidad por dolo o culpa grave.

Podemos modificar estos términos para adaptarlos al servicio o a la ley. Los cambios sustanciales se comunican por correo con al menos 30 días de antelación; si no los aceptas puedes darte de baja antes de que entren en vigor; de lo contrario, el uso del servicio equivale a aceptación. La versión vigente es siempre la publicada en el sitio, con la fecha de arriba.

Estos términos se rigen por la ley de Inglaterra y Gales y cualquier controversia es competencia de los tribunales de Londres, sin perjuicio de las normas imperativas del país donde tiene su sede el establecimiento. Los términos se publican en italiano, inglés, español, francés, portugués y alemán: en caso de divergencia prevalece el texto inglés. Antes de cualquier acción legal nos comprometemos a buscar una solución amistosa.

Para asistencia escribe a support@galaxy-hotel.net; para cuestiones comerciales, administrativas y de protección de datos a info@galaxy-hotel.net.