Nutzungsbedingungen

Galaxy Hotel Cloud ist ein Hotel-PMS, bereitgestellt als Dienst über das Internet (SaaS) von PassportScan LTD, 71-75 Shelton Street, Covent Garden, London WC2H 9JQ, United Kingdom, VAT GB922941816, D-U-N-S 211196773 („wir“).

Diese Bedingungen regeln die kostenlose Testphase, das Abonnement und die Nutzung des Dienstes, der öffentlichen API und der Website. Sie akzeptieren sie, indem Sie bei der Registrierung das Kästchen ankreuzen oder den Dienst nutzen: Wer sich registriert, erklärt, im Namen eines Beherbergungsbetriebs oder eines Unternehmens zu handeln und befugt zu sein, dieses zu verpflichten. Der Dienst richtet sich nicht an Verbraucher.

Galaxy Hotel Cloud läuft im Browser, ohne Installation: Planning, Einzel- und Gruppenreservierungen, Check-in und Check-out, Gästekontakte, Preislisten und Verträge, Konten und Kasse, elektronische Rechnung, Registrierkassen (RT), Tagesabschluss mit Alloggiati Web, ISTAT und SES Hospedajes, Dashboard und Berichte, auf Italienisch, Englisch, Spanisch, Französisch, Portugiesisch und Deutsch. Buchhaltung und Warenwirtschaft sind optionale Module. Welche gesetzlichen Pflichten verfügbar sind, hängt vom Land des Betriebs ab.

Der Dienst wird laufend aktualisiert: Wir können Funktionen ohne Vorankündigung hinzufügen, verbessern oder ersetzen, sofern die wesentlichen Funktionen verfügbar bleiben. Die Neuerungen werden auf der Website und im PMS beschrieben.

Die Registrierung erstellt nach Bestätigung der E-Mail-Adresse eine Umgebung, die Ihrem Betrieb vorbehalten ist; der Bestätigungslink ist 48 Stunden gültig. Die Testphase dauert 30 Tage, erfordert kein Zahlungsmittel und wird ohne Ihre Aufforderung nicht zu einem Abonnement. Sie können Beispieldaten zum Testen laden und sie in den Einstellungen löschen.

Nach Ablauf wird die Umgebung gesperrt: Die Daten bleiben 90 Tage gespeichert; in dieser Zeit können Sie das Abonnement aktivieren oder den Export der Daten verlangen; danach werden sie gelöscht. Wir behalten uns vor, die Testphase auf eine pro Betrieb zu beschränken.

Die Gebühr hängt von der Zimmerstaffel des Betriebs und von den gewählten optionalen Modulen ab; die gültige Preisliste steht auf der Seite Preise. Die Preise verstehen sich in Euro, ohne MwSt.; das Jahresabonnement kostet zehn Monatsgebühren. Für steuerpflichtige Kunden in einem anderen Staat der Europäischen Union wird die MwSt. nach dem Verfahren der Umkehrung der Steuerschuldnerschaft (Reverse Charge) angewendet. Bei mehr als 100 Zimmern oder für mehrere Betriebe gilt ein Preis nach Angebot.

Die Zahlung erfolgt per Karte über Stripe, mit automatischer Verlängerung in jedem Zeitraum, oder per Banküberweisung im Voraus. Die Saisonpause versetzt den Betrieb zu 30 % der Gebühr in den Nur-Lese-Modus. Wir können die Preisliste mit einer Frist von 30 Tagen per E-Mail anpassen: Der neue Preis gilt ab der nächsten Verlängerung.

Das Abonnement verlängert sich um Zeiträume, die dem gewählten entsprechen. Sie können jederzeit im PMS kündigen oder indem Sie uns schreiben: Die Kündigung wird zum Ende des bereits bezahlten Zeitraums wirksam, der nicht erstattet wird. Schlägt eine Zahlung fehl, wird der Zugang mit Ablauf des bezahlten Zeitraums gesperrt und nach Begleichung wieder freigegeben.

Wir können eine Umgebung sperren oder schließen, die unter Verstoß gegen diese Bedingungen oder das Gesetz oder in einer Weise genutzt wird, die dem Dienst oder den anderen Kunden schadet; wir benachrichtigen Sie darüber, außer in dringenden Fällen.

•Wahrheitsgemäße Daten angeben und aktuell halten, einschließlich Firmenname und USt-IdNr. für die Rechnungsstellung.

•Die Zugangsdaten sicher verwahren: Jede Person muss einen eigenen Benutzer mit den Berechtigungen ihrer Rolle haben; Sie sind verantwortlich für das, was mit den Benutzern Ihres Betriebs geschieht.

•Den Dienst unter Einhaltung der Gesetze und der Rechte der Gäste nutzen und ihnen die vorgeschriebenen Informationen erteilen.

•Die Pflichten gegenüber den Behörden (Alloggiati Web, ISTAT, SES Hospedajes, elektronische Rechnung, RT-Registrierkassen) bleiben Ihre: Das PMS bereitet die Daten vor und übermittelt sie, Sie prüfen sie, bestätigen sie und bewahren die Empfangsbestätigungen auf. Die Zugangsdaten der Behördenportale gehören Ihnen und Sie tragen sie in den Einstellungen ein.

•Nicht versuchen, auf Umgebungen anderer Betriebe zuzugreifen, die technischen Grenzen nicht umgehen, den Dienst weder dekompilieren noch weiterverkaufen.

Die Schlüssel der öffentlichen API gelten für einen Betrieb und haben die Berechtigungen, die Sie wählen. Sie sind verantwortlich für das, was die Systeme und Anbieter tun, denen Sie sie übergeben: Widerrufen Sie sie, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Die Nutzung unterliegt Grenzen (600 Aufrufe pro Minute je Schlüssel), die wir zum Schutz des Dienstes anpassen können.

Die Sandbox-Umgebung wird gemeinsam genutzt, jede Nacht zurückgesetzt und ist für jeden sichtbar, der den öffentlichen Testschlüssel verwendet: Geben Sie dort keine echten Daten von Personen ein.

Die Datenbankdatei, die Sie hochladen, wird nur für den Import verwendet und danach gelöscht. Der Import umfasst Kontakte, Reservierungen, Preislisten und Einstellungen; Warenwirtschaft und Buchhaltung werden nicht importiert. Prüfen Sie die Daten nach dem Import: Die Verantwortung für ihre Richtigkeit bleibt bei Ihnen.

Wenn Sie sich mit dem Code oder dem Link eines Vertriebspartners registrieren, wird dieser Vertriebspartner Ihr kaufmännischer Ansprechpartner: Er sieht die in der Datenschutzerklärung beschriebenen kaufmännischen Daten Ihres Kundenkontos (niemals die Daten des PMS) und erhält von uns eine Provision auf das, was Sie zahlen. Der Preis für Sie ändert sich nicht.

Sie können uns bitten, den Vertriebspartner von Ihrem Kundenkonto zu trennen, indem Sie an info@galaxy-hotel.net schreiben. Vertriebspartner sind unabhängige Unternehmen: Sie können weder diese Bedingungen ändern noch Verpflichtungen in unserem Namen eingehen.

Wir verpflichten uns, den Dienst durchgehend verfügbar zu halten und geplante Wartungsarbeiten im Voraus anzukündigen; während dieser Arbeiten kann eine Hinweisseite erscheinen. Vollständige Sicherungskopien werden täglich erstellt und 7 Tage aufbewahrt; Sie können Ihre Daten jederzeit exportieren.

Der Support erfolgt per E-Mail an support@galaxy-hotel.net, an Werktagen. Der Dienst wird mit der gebotenen beruflichen Sorgfalt erbracht, aber keine Software ist frei von Fehlern: Melden Sie uns die Fehler, die Sie finden, und wir beheben sie mit der Priorität, die sie verdienen.

Die Software, die Website, die Dokumentation und die Marken bleiben unser Eigentum: Wir räumen Ihnen für die Dauer des Vertrags ein nicht ausschließliches und nicht übertragbares Nutzungsrecht ein. Die Daten, die Sie eingeben, bleiben Ihre: Sie können sie jederzeit exportieren, und bei Vertragsende werden sie innerhalb der in der Datenschutzerklärung genannten Fristen gelöscht. Wir dürfen aggregierte und anonyme Daten über die Nutzung des Dienstes verwenden, um ihn zu verbessern.

Dieser Abschnitt ist der Vertrag über die Auftragsverarbeitung gemäß Artikel 28 DSGVO zwischen Ihnen (Verantwortlicher) und uns (Auftragsverarbeiter) für die personenbezogenen Daten, die Sie in das PMS eingeben.

•Gegenstand und Dauer: die Speicherung und Verarbeitung der Daten, die zur Erbringung des Dienstes erforderlich sind, für die gesamte Dauer des Vertrags.

•Art und Zweck: Verwaltung der Reservierungen, der Aufenthalte, der Konten, der Mitteilungen an die Gäste und der gesetzlichen Pflichten des Betriebs.

•Arten von Daten und betroffene Personen: Personalien, Kontaktdaten, Daten der Ausweisdokumente, der Aufenthalte und der Zahlungen von Gästen, Buchenden, Agenturen, Firmen und Mitarbeitern des Betriebs.

•Weisungen: Wir verarbeiten die Daten nur nach Ihren dokumentierten Weisungen, das heißt denen, die über die Funktionen des PMS erteilt werden, und weisen Sie darauf hin, wenn uns eine Weisung rechtswidrig erscheint.

•Vertraulichkeit und Sicherheit: Unser Personal ist zur Vertraulichkeit verpflichtet; wir wenden die in der Datenschutzerklärung beschriebenen Maßnahmen an (Verschlüsselung, Trennung der Umgebungen, Backups, Zugriffskontrolle, Protokollierung).

•Fernunterstützung: Wenn es nötig ist, Sie innerhalb des PMS zu unterstützen, betritt unser Supportpersonal Ihre Umgebung erst, nachdem einer Ihrer angemeldeten Benutzer den Hinweis akzeptiert hat, der im PMS erscheint. Mit derselben Einwilligung kann es live die Seite des PMS sehen, die der Benutzer vor sich hat (nicht den Rest des Computers, niemals die Passwörter): Was es sieht, wird nicht gespeichert. Der Zugriff erfolgt mit den Berechtigungen dieses Benutzers, nur lesend oder mit Änderungsmöglichkeit gemäß den Angaben im Hinweis, dauert höchstens 30 Minuten und kann vom Benutzer jederzeit beendet werden; er betrifft niemals Benutzer, Passwörter und Abonnement. Jeder Zugriff und jede Änderung im Rahmen der Unterstützung werden protokolliert.

•Unterauftragsverarbeiter: Sie ermächtigen uns, die in der Datenschutzerklärung aufgeführten Anbieter einzusetzen; wir informieren Sie 30 Tage im Voraus, bevor wir weitere hinzufügen, und Sie können widersprechen, indem Sie den Vertrag kündigen.

•Unterstützung: Wir helfen Ihnen, die Anfragen der betroffenen Personen zu beantworten und die Sicherheitspflichten zu erfüllen; wir melden Ihnen unverzüglich, in jedem Fall aber innerhalb von 48 Stunden nach Bekanntwerden, jede Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, die Ihre Umgebung betrifft.

•Ende der Verarbeitung: Bei Vertragsende können Sie die Daten exportieren; danach löschen wir sie, einschließlich der Sicherungskopien, innerhalb der in der Datenschutzerklärung genannten Fristen, vorbehaltlich gesetzlicher Pflichten.

•Überprüfungen: Wir stellen die Informationen zur Verfügung, die zum Nachweis der Einhaltung dieser Pflichten erforderlich sind, und ermöglichen angemessene, mit Vorankündigung vereinbarte Überprüfungen.

Soweit gesetzlich zulässig, ist unsere Gesamthaftung für jeden aus dem Vertrag entstehenden Schaden auf die Gebühren begrenzt, die Sie uns in den 12 Monaten vor dem Ereignis gezahlt haben. Wir haften nicht für mittelbare Schäden, für entgangenen Gewinn, für Sanktionen wegen behördlicher Pflichten, die aus von Ihnen zu vertretenden Gründen nicht geprüft oder verspätet übermittelt wurden, und auch nicht für Unterbrechungen der Dienste Dritter (Behördenportale, Stripe, PassportScan, Internetverbindung). Nichts in diesen Bedingungen schließt die Haftung für Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit aus.

Wir können diese Bedingungen ändern, um sie an den Dienst oder an das Gesetz anzupassen. Wesentliche Änderungen werden mindestens 30 Tage im Voraus per E-Mail mitgeteilt; wenn Sie sie nicht akzeptieren, können Sie kündigen, bevor sie in Kraft treten, andernfalls gilt die Nutzung des Dienstes als Zustimmung. Die gültige Fassung ist immer die auf der Website veröffentlichte, mit dem Datum oben.

Diese Bedingungen unterliegen dem Recht von England und Wales, und für jede Streitigkeit sind die Gerichte in London zuständig, unbeschadet der zwingenden Vorschriften des Landes, in dem der Betrieb seinen Sitz hat. Die Bedingungen werden auf Italienisch, Englisch, Spanisch, Französisch, Portugiesisch und Deutsch veröffentlicht: Bei Abweichungen ist der englische Text maßgeblich. Vor jedem rechtlichen Schritt verpflichten wir uns, eine gütliche Lösung zu suchen.

Für den Support schreiben Sie an support@galaxy-hotel.net; für kaufmännische und administrative Auskünfte sowie Auskünfte zum Datenschutz an info@galaxy-hotel.net.