Conditions du service

Galaxy Hotel Cloud est un logiciel de gestion hôtelière fourni comme service par internet (SaaS) par PassportScan LTD, 71-75 Shelton Street, Covent Garden, London WC2H 9JQ, United Kingdom, VAT GB922941816, D-U-N-S 211196773 (« nous »).

Ces conditions régissent l'essai gratuit, l'abonnement et l'utilisation du service, de l'API publique et du site. Vous les acceptez en cochant la case lors de l'inscription ou en utilisant le service : la personne qui s'inscrit déclare agir pour le compte d'un établissement d'hébergement ou d'une entreprise et avoir le pouvoir de l'engager. Le service ne s'adresse pas aux consommateurs.

Galaxy Hotel Cloud fonctionne depuis le navigateur, sans installation : planning, réservations individuelles et de groupe, check-in et check-out, fiches clients, tarifs et contrats, notes et caisse, facture électronique, imprimantes fiscales, clôture de journée avec Alloggiati Web, ISTAT et SES Hospedajes, tableau de bord et impressions, en italien, anglais, espagnol, français, portugais et allemand. Comptabilité et Économat sont des modules optionnels. Les obligations disponibles dépendent du pays de l'établissement.

Le service est mis à jour en continu : nous pouvons ajouter, améliorer ou remplacer des fonctions sans préavis, tant que les fonctions essentielles restent disponibles. Les nouveautés sont décrites sur le site et dans le PMS.

L'inscription crée un environnement réservé à votre établissement après confirmation de l'adresse e-mail ; le lien de confirmation est valable 48 heures. L'essai dure 30 jours, ne demande aucun moyen de paiement et ne se transforme pas en abonnement sans votre demande. Vous pouvez charger des données d'exemple pour essayer, et les supprimer depuis les paramètres.

À l'expiration, l'environnement est suspendu : les données sont conservées 90 jours, pendant lesquels vous pouvez activer l'abonnement ou demander leur export ; elles sont ensuite supprimées. Nous nous réservons le droit de limiter l'essai à un par établissement.

La redevance dépend de la tranche de chambres de l'établissement et des modules optionnels choisis ; la grille tarifaire en vigueur se trouve sur la page Tarifs. Les prix sont en euros, hors TVA ; l'abonnement annuel coûte dix mensualités. Pour les clients assujettis dans un autre État membre de l'UE, la TVA s'applique par autoliquidation. Au-delà de 100 chambres ou pour plusieurs établissements, le prix est sur devis.

Le paiement se fait par carte via Stripe, avec renouvellement automatique à chaque période, ou par virement bancaire d'avance. La pause saisonnière met l'établissement en lecture seule à 30 % de la redevance. Nous pouvons mettre à jour la grille tarifaire avec un préavis de 30 jours par e-mail : le nouveau prix s'applique à partir du renouvellement suivant.

L'abonnement se renouvelle par périodes égales à celle choisie. Vous pouvez résilier à tout moment depuis le PMS ou en nous écrivant : la résiliation prend effet à la fin de la période déjà payée, qui n'est pas remboursée. Si un paiement échoue, l'accès est suspendu à l'échéance de la période payée et reprend au règlement.

Nous pouvons suspendre ou fermer un environnement utilisé en violation de ces conditions ou de la loi, ou d'une manière qui nuit au service ou aux autres clients, en vous avertissant sauf urgence.

•Fournir des données exactes et les tenir à jour, y compris la raison sociale et le numéro de TVA pour la facturation.

•Protéger les identifiants : chaque personne doit avoir son propre utilisateur, avec les permissions de son rôle ; vous êtes responsable de ce qui se passe avec les utilisateurs de votre établissement.

•Utiliser le service dans le respect de la loi et des droits des clients, en leur fournissant les informations dues.

•Les obligations envers les autorités (Alloggiati Web, ISTAT, SES Hospedajes, facture électronique, imprimantes fiscales) restent les vôtres : le PMS prépare et transmet les données, vous les contrôlez, les confirmez et conservez les accusés de réception. Les identifiants des portails publics sont les vôtres et vous les saisissez dans les paramètres.

•Ne pas tenter d'accéder aux environnements d'autres établissements, ne pas contourner les limites techniques, ne pas décompiler ni revendre le service.

Les clés de l'API publique valent pour un établissement et portent les permissions que vous choisissez. Vous êtes responsable de ce que font les systèmes et prestataires auxquels vous les confiez : révoquez-les lorsqu'elles ne servent plus. L'utilisation est soumise à des limites (600 appels par minute par clé) que nous pouvons ajuster pour protéger le service.

L'environnement sandbox est partagé, réinitialisé chaque nuit et visible par quiconque utilise la clé publique de test : n'y saisissez pas de données réelles de personnes.

Le fichier de base de données que vous téléversez est utilisé uniquement pour l'import et supprimé ensuite. L'import couvre les fiches, les réservations, les tarifs et les paramètres ; Économat et Comptabilité ne sont pas importés. Après l'import, vérifiez les données : la responsabilité de leur exactitude reste la vôtre.

Si vous vous inscrivez avec le code ou le lien d'un distributeur, ce distributeur devient votre interlocuteur commercial : il voit les données commerciales de votre compte décrites dans la Politique de confidentialité (jamais les données du logiciel de gestion) et reçoit de notre part une commission sur ce que vous payez. Votre prix ne change pas.

Vous pouvez nous demander de détacher le distributeur de votre compte en écrivant à info@galaxy-hotel.net. Les distributeurs sont des entreprises indépendantes : ils ne peuvent ni modifier ces conditions ni prendre d'engagements en notre nom.

Nous nous engageons à maintenir le service disponible en continu et à annoncer à l'avance les maintenances programmées, pendant lesquelles une page d'attente peut apparaître. Des sauvegardes complètes sont effectuées chaque jour et conservées 7 jours ; vous pouvez exporter vos données à tout moment.

L'assistance se fait par e-mail à support@galaxy-hotel.net, les jours ouvrés. Le service est fourni avec la diligence professionnelle requise, mais aucun logiciel n'est exempt d'erreurs : signalez-nous celles que vous trouvez et nous les corrigerons avec la priorité qu'elles méritent.

Le logiciel, le site, la documentation et les marques restent les nôtres : nous vous accordons une licence d'utilisation non exclusive et non transférable pour la durée du contrat. Les données que vous saisissez restent les vôtres : vous pouvez les exporter à tout moment et, à la fin du service, elles sont supprimées dans les délais indiqués dans la Politique de confidentialité. Nous pouvons utiliser des données agrégées et anonymes sur l'utilisation du service pour l'améliorer.

Cette section constitue l'accord de traitement des données au titre de l'article 28 du RGPD entre vous (responsable) et nous (sous-traitant), pour les données personnelles que vous saisissez dans le PMS.

•Objet et durée : la conservation et le traitement des données nécessaires à la fourniture du service, pendant toute la durée du contrat.

•Nature et finalité : gestion des réservations, des séjours, des notes, des communications aux clients et des obligations légales de l'établissement.

•Types de données et personnes concernées : données d'identité, de contact, de pièces d'identité, de séjour et de paiement des clients, réservataires, agences, sociétés et collaborateurs de l'établissement.

•Instructions : nous traitons les données uniquement selon vos instructions documentées, c'est-à-dire celles données via les fonctions du PMS, et nous vous informons si une instruction nous paraît contraire à la loi.

•Confidentialité et sécurité : notre personnel est tenu à la confidentialité ; nous appliquons les mesures décrites dans la Politique de confidentialité (chiffrement, séparation des environnements, sauvegardes, contrôle des accès, journalisation).

•Assistance à distance : lorsqu'il faut vous assister dans le PMS, notre personnel de support n'entre dans votre environnement qu'après qu'un de vos utilisateurs connectés a accepté l'avis affiché dans le PMS. Avec le même consentement, il peut voir en direct la page du PMS que l'utilisateur a sous les yeux (pas le reste de l'ordinateur, jamais les mots de passe) : ce qu'il voit n'est pas conservé. L'accès se fait avec les droits de cet utilisateur, en lecture seule ou avec possibilité de modification selon ce qu'indique l'avis, dure 30 minutes au maximum et l'utilisateur peut l'interrompre à tout moment ; il ne concerne jamais les utilisateurs, les mots de passe et l'abonnement. Chaque accès et chaque modification effectués en assistance sont enregistrés.

•Sous-traitants ultérieurs : vous nous autorisez à recourir aux prestataires listés dans la Politique de confidentialité ; nous vous prévenons 30 jours avant d'en ajouter d'autres et vous pouvez vous y opposer en résiliant le contrat.

•Assistance : nous vous aidons à répondre aux demandes des personnes concernées et à respecter les obligations de sécurité ; nous vous notifions sans retard injustifié, et en tout cas dans les 48 heures suivant sa découverte, toute violation de données personnelles touchant votre environnement.

•Fin du traitement : à la fin du service, vous pouvez exporter les données ; nous les supprimons ensuite, sauvegardes comprises, dans les délais indiqués dans la Politique de confidentialité, sauf obligation légale.

•Audits : nous mettons à disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect de ces obligations et permettons des audits raisonnables, convenus avec préavis.

Dans les limites permises par la loi, notre responsabilité totale pour tout dommage découlant du contrat est limitée aux redevances que vous nous avez payées au cours des 12 mois précédant l'événement. Nous ne répondons pas des dommages indirects, du manque à gagner, des sanctions liées à des obligations non vérifiées ou transmises en retard pour des causes qui vous sont imputables, ni des interruptions de services tiers (portails des autorités, Stripe, PassportScan, connectivité). Rien dans ces conditions n'exclut la responsabilité en cas de dol ou de faute lourde.

Nous pouvons modifier ces conditions pour les adapter au service ou à la loi. Les modifications substantielles sont communiquées par e-mail au moins 30 jours à l'avance ; si vous ne les acceptez pas, vous pouvez résilier avant leur entrée en vigueur, sinon l'utilisation du service vaut acceptation. La version en vigueur est toujours celle publiée sur le site, avec la date en haut.

Ces conditions sont régies par le droit de l'Angleterre et du Pays de Galles et tout litige relève de la compétence des tribunaux de Londres, sans préjudice des règles impératives du pays où l'établissement a son siège. Les conditions sont publiées en italien, anglais, espagnol, français, portugais et allemand : en cas de divergence, le texte anglais prévaut. Avant toute action en justice, nous nous engageons à rechercher une solution amiable.

Pour l'assistance, écrivez à support@galaxy-hotel.net ; pour les questions commerciales, administratives et de protection des données à info@galaxy-hotel.net.