De la note à la facture électronique sans rien ressaisir
Nuitées et extras arrivent tout seuls sur la note, le document s'émet avec les données déjà prêtes et la journée se clôture depuis une seule page.
30 jours gratuits · sans carte bancaire · données d'exemple déjà chargées
La note de la chambre
Nuitées, petits-déjeuners et extras entrent sur la note jour par jour. Encaissements, remises et transferts se font depuis la même fiche.
- Un pro forma toujours prêt à montrer au client
- Taxe de séjour et extras programmés débités automatiquement
- Note partagée : la chambre pour l'entreprise, les extras pour le client
- Acomptes, arrhes et plusieurs modes de paiement
La caisse du jour
Les notes des clients présents avec débits, encaissements et solde. Les notes ouvertes, les groupes, les notes en suspens et les notes internes sont à un onglet de là.
- Vous tapez le numéro de chambre et vous débitez depuis le comptoir
- Notes internes pour les clients de passage, le bar et les événements
- Bordereau de caisse en fin de service
- Les notes en suspens des clients toujours sous les yeux
Reçus, factures et facture électronique
Le document naît de la note, avec le titulaire, les lignes et la TVA déjà en place. Le registre les réunit tous avec le facturé, l'encaissé et le solde.
- Numérotations par type de document et par point de facturation
- Facture électronique depuis la note, au format de votre pays
- Facturation différée pour les agences et les entreprises
- Une facture impayée s'encaisse plus tard, depuis le registre
Une fin de journée guidée
Une page pour clôturer : d'abord les obligations du jour, puis la clôture, qui débite les nuitées et avance la date de travail.
- Avant de clôturer : départs non enregistrés et notes restées ouvertes
- Fiches de police et envoi statistique faits depuis cette page
- Une simulation, pour voir ce qui se passe avant de confirmer
- Impressions de clôture : recettes, notes en suspens et récapitulatif par utilisateur
Les obligations de votre pays, déjà intégrées
Ce n'est pas un module à part : elles sortent des données saisies au check-in. Le pays de l'établissement décide de celles qui s'appliquent.
Fiche individuelle de police des clients étrangers : préremplie depuis la fiche client, signée par le client sur la tablette ou sur papier à l'arrivée, avec le registre des six derniers mois pour la police et la gendarmerie.
Facturée automatiquement par personne et par nuit : tarif de la commune ou pourcentage du prix, taxes additionnelles, mineurs et exonérés, avec le registre du logeur pour la déclaration.
Factures au format de la réforme (CII, norme EN 16931) avec SIREN, adresse électronique et mentions légales, déposées sur la plateforme agréée de l'hôtel via l'API standard AFNOR ; le résultat et le cycle de vie reviennent dans le logiciel.
Les ventes aux particuliers, regroupées par jour et par taux, et les encaissements des prestations : les transmissions périodiques à l'administration, préparées à partir des documents émis et déposées sur la plateforme agréée.
Le PDF de la facture contient les données de la facture électronique : le client le lit comme n'importe quel PDF et son logiciel de comptabilité l'importe automatiquement. Un seul fichier, valable aussi pour le dépôt sur la plateforme agréée.
Les factures électroniques des fournisseurs arrivent de la plateforme agréée déjà lues (CII, UBL, Factur-X) : elles sont rattachées au fournisseur et deviennent une entrée de l'Économat sans ressaisie.
Le questionnaire mensuel de l'enquête de fréquentation INSEE déjà rempli à partir des séjours : chambres occupées chaque nuit, arrivées et nuitées par pays de résidence, clientèle professionnelle et chiffre d'affaires hébergement.
Fiches de police envoyées à la Police d'État depuis le programme, avec les tables officielles des communes et des pays.
Mouvement quotidien envoyé au système statistique de la région (ROSS 1000, MOTouristOffice, Turist@t…) ou fichier à téléverser.
XML FatturaPA généré depuis la note, avec plusieurs points de facturation.
Tickets et recettes journalières reliés à la caisse de l'hôtel.
La taxe de séjour italienne, facturée automatiquement par personne et par nuit selon les règles de votre commune : tarif fixe, par tranches ou en pourcentage, nombre maximum de nuits, exonérés par l'âge ou pour un motif, avec le récapitulatif pour la déclaration.
Fiches de voyageurs au check-in et communication des réservations au Ministerio del Interior (RD 933/2021), avec la fiche client espagnole.
Là où elle existe (Catalogne, Baléares, communes de Galice et du Pays basque), elle est portée sur la note automatiquement par personne et par nuit, avec la TVA de l'hébergement : tarif et supplément communal, nombre maximum de nuits, exonérés par l'âge ou pour un motif, avec le récapitulatif pour l'autoliquidation.
Boletins de alojamento des clients étrangers communiqués au SIBA depuis le programme, par service web ou par le fichier à déposer sur le portail ; si le client part plus tôt ou prolonge, la nouvelle date de sortie est prête à envoyer.
Les taux de la zone de l'établissement (Continent, Madère, Açores) déjà sur les articles, et la TVA de la demi-pension et de la pension complète répartie entre hébergement et repas comme l'exige la loi, sur la note et sur le document.
Débitée automatiquement par personne et par nuit selon les règles de votre commune : tarif, saisons, nuits maximales, exonérés par âge et pour motif, sur une ligne hors TVA, avec le récapitulatif pour la déclaration à la commune.
Le questionnaire mensuel de l'INE portugais (IPHH) déjà rempli à partir des séjours : clients entrés, clients ayant dormi et nuitées par pays de résidence, chambres et chiffre d'affaires, à reporter sur WebInq.
Dans les autres pays, Galaxy Hotel Cloud fonctionne comme un PMS complet : les obligations locales s'ajoutent depuis le Marketplace au fur et à mesure.
Les autres services
De la réception à l'administration, tout le monde travaille sur les mêmes données, chacun avec ses droits.
Questions fréquentes
La facture électronique est-elle comprise ?+
Oui, elle fait partie de l'abonnement du PMS. En France, la facture sort au format de la réforme et part vers la plateforme agréée de l'hôtel ; en Italie, le XML FatturaPA est généré depuis la note. La liste par pays est sur cette page.
Fonctionne-t-il avec une imprimante fiscale ?+
Oui, en Italie. Le document commercial s'émet depuis la note sur l'imprimante fiscale (RT) connectée ; annulations, clôtures journalières et rapprochement des recettes se contrôlent depuis la page « RT / tickets de caisse ».
Puis-je faire payer la chambre à l'entreprise et les extras au client ?+
Oui, avec les instructions de facturation : vous dites une fois qui paie quoi, sur la réservation ou sur le contrat, et les débits se répartissent tout seuls sur les bonnes notes.
La taxe de séjour se calcule-t-elle toute seule ?+
Oui, en France, en Italie, en Espagne et au Portugal : vous saisissez les règles de votre commune et le logiciel la débite nuit par nuit, avec les exonérations et le récapitulatif pour la déclaration.
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