La réception commence par le planning
Vous dessinez la réservation à la souris, vous faites le check-in et le check-out en quelques clics et vous retrouvez chaque client avec son historique. Depuis le navigateur, sur tous les postes de la réception.
30 jours gratuits · sans carte bancaire · données d'exemple déjà chargées
Un planning qui s'utilise à la souris
Les chambres par type en lignes, les jours en colonnes. Vous cliquez sur une ligne libre et vous glissez : la réservation naît avec la chambre et les dates déjà remplies.
- Vous glissez une barre pour déplacer la réservation dans une autre chambre
- Changement de chambre même en cours de séjour : le planning affiche les tronçons
- Des couleurs par état (option, confirmée, client présent) que vous choisissez
- Chambres hors service et préparation des lits sur la même grille
Réservations individuelles et de groupe
Celui qui réserve, les chambres demandées et ceux qui les occupent tiennent sur une seule fiche : de l'option au check-out, vous ne changez pas de page.
- Options avec échéance, confirmations et acomptes
- Groupes avec rooming list et note du groupe
- Prix de la grille tarifaire, avec une remise ou un total convenu
- Extras programmés jour par jour : petit-déjeuner, parking, lit bébé
Check-in et check-out en quelques clics
Le tableau d'occupation affiche chaque chambre avec son état : qui arrive aujourd'hui, qui est présent, qui part. Un clic ouvre le séjour.
- Arrivées et départs du jour, filtrés d'un clic
- Walk-in : réservation et check-in en une seule étape
- Le document lu par PassportScan Cloud remplit la fiche client
- Fiches de police et déclarations à partir des données du check-in
Chaque client avec son historique
Particuliers, agences et entreprises dans un seul fichier clients. Vous cherchez par nom, ville, e-mail, téléphone ou document et vous voyez séjours, nuits et dernier passage.
- Qui est présent et qui va arriver, directement sur la fiche
- Catégories de clients avec alerte : VIP, indésirable, mauvais payeur
- Coordonnées de l'entreprise remplies à partir du numéro de TVA
- Numéro du document masqué à l'écran, visible seulement quand il le faut
Check-in en 10 secondes avec PassportScan Cloud
Vous cadrez le document et la fiche se remplit toute seule : nom, date de naissance, nationalité, numéro et date d'expiration. Moins d'erreurs sur les fiches de police, moins de file à la réception.
PassportScan Cloud est le partenaire de Galaxy Hotel Cloud pour la lecture des documents : intégration native, incluse dans chaque formule.
Les autres services
De la réception à l'administration, tout le monde travaille sur les mêmes données, chacun avec ses droits.
Questions fréquentes
Puis-je gérer les groupes ?+
Oui. Une réservation de groupe compte plusieurs chambres, la rooming list avec les occupants de chacune et, à côté des notes des chambres, la note du groupe : c'est vous qui décidez qui paie quoi.
Comment se passe un changement de chambre en cours de séjour ?+
Depuis le séjour, vous choisissez la nouvelle chambre et le jour du changement. Le planning affiche les deux tronçons et la fiche du séjour garde l'historique des chambres : il n'y a rien à refaire.
Dois-je recopier les données des documents ?+
Non. Avec PassportScan Cloud, vous cadrez le document et le nom, la date de naissance, la nationalité, le numéro et la date d'expiration se remplissent tout seuls. De la même fiche partent les fiches de police et les déclarations prévues dans votre pays.
Combien de postes peuvent travailler en même temps ?+
Autant qu'il en faut : les utilisateurs sont illimités et chacun a ses droits. On travaille dans le navigateur, donc aussi depuis un second comptoir, depuis le bureau ou de chez soi.
Essayez-le avec votre hôtel
30 jours pour voir s'il vous convient. Sans carte, sans engagement.