Informativa privacy

PassportScan LTD, 71-75 Shelton Street, Covent Garden, London WC2H 9JQ, United Kingdom, VAT GB922941816, è il titolare del trattamento dei dati raccolti dal sito galaxy-hotel.net e dei dati degli account di Galaxy Hotel Cloud. Per qualsiasi domanda sulla protezione dei dati scrivi a info@galaxy-hotel.net.

Questa informativa è resa ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e si rivolge a chi visita il sito, a chi si registra e usa il gestionale e, per la parte che li riguarda, agli ospiti delle strutture che lo usano.

•Visiti il sito o compili un modulo: trattiamo i dati che ci lasci come titolari.

•Usi Galaxy Hotel Cloud come utente di una struttura: trattiamo i dati del tuo account come titolari, per erogare il servizio.

•Sei ospite di un hotel che usa Galaxy Hotel Cloud: il titolare dei tuoi dati è l'hotel. Noi li custodiamo per suo conto come responsabili del trattamento e non li usiamo per nessun altro scopo. Per esercitare i tuoi diritti rivolgiti alla struttura.

Il modulo «Prova gratis» chiede nome, e-mail, telefono, nome della struttura, numero di camere, paese e lingua, più una password che conserviamo solo in forma cifrata (hash). Il modulo dei contatti chiede nome, e-mail, telefono, azienda, camere e il tuo messaggio. Con ogni invio registriamo l'indirizzo IP e l'ora, per limitare gli abusi e gli invii automatici.

Base giuridica: l'esecuzione di misure precontrattuali che hai richiesto (creazione dell'ambiente di prova) e, per il modulo dei contatti, il consenso che dai spuntando la casella. Le richieste di registrazione non confermate entro 48 ore dal collegamento ricevuto via e-mail non producono nessun ambiente.

Chi si candida come distributore ci lascia ragione sociale, partita IVA, paese, città, nome, e-mail e telefono del referente, sito web e un messaggio, più l'indirizzo IP e l'ora dell'invio. Li usiamo per valutare la candidatura e, se approvata, per gestire l'accordo e pagare le provvigioni (a questo scopo il distributore ci comunica anche le coordinate bancarie). Base giuridica: misure precontrattuali richieste e contratto; i dati dell'accordo si conservano per la sua durata e poi per gli obblighi contabili.

Se una struttura si registra con il codice o il link di un distributore, quel distributore vede i suoi dati commerciali: nome della struttura, nome, e-mail e telefono del referente, paese, stato della prova o dell'abbonamento, canone e importi pagati (imponibile). Non vede mai i dati inseriti nel gestionale né quelli degli ospiti. Il distributore li tratta come titolare autonomo per seguire commercialmente la struttura; base giuridica: la scelta della struttura di indicarlo e il nostro interesse legittimo a riconoscere il suo lavoro. La struttura può chiederci in ogni momento di scollegarla dal distributore.

Per ogni utente di una struttura conserviamo nome, e-mail, ruolo e permessi, lingua, password in forma cifrata e data dell'ultimo accesso. Registriamo le operazioni della piattaforma (accessi, azioni del portale di manutenzione, chiavi API create e revocate, chiamate all'API pubblica per chiave, consegne dei webhook) e i log tecnici dei server, conservati 30 giorni.

Ti inviamo e-mail di servizio: conferma dell'indirizzo, recupero della password, avvisi sulla prova gratuita, sull'abbonamento e sulle manutenzioni. Non inviamo newsletter senza il tuo consenso.

Base giuridica: il contratto con la struttura e il nostro interesse legittimo a mantenere il servizio sicuro e a prevenire gli abusi.

Per l'abbonamento trattiamo ragione sociale, indirizzo, partita IVA, e-mail di fatturazione e lo storico dei pagamenti. Il pagamento con carta avviene sulle pagine di Stripe: i dati della carta sono raccolti e conservati da Stripe, noi riceviamo solo l'esito e un identificativo del cliente. Il pagamento con bonifico avviene fuori dal servizio.

Base giuridica: il contratto e gli obblighi contabili e fiscali, che ci impongono di conservare i documenti di fatturazione per dieci anni.

Prenotazioni, anagrafiche degli ospiti, documenti d'identità, conti, fatture, contratti con agenzie e aziende, comunicazioni agli ospiti: sono dati della struttura, che ne è titolare. Li trattiamo solo su sua istruzione e nei limiti dell'accordo sul trattamento contenuto nei Termini del servizio.

Gli invii ad Alloggiati Web, ai sistemi statistici regionali (ISTAT), a SES Hospedajes, al Sistema di Interscambio per la fattura elettronica e al servizio PassportScan partono dal gestionale su comando o impostazione della struttura: destinatari e contenuti sono decisi da lei.

Il servizio è ospitato su Amazon Web Services nella regione di Milano (eu-south-1), Unione Europea. Il database è cifrato a riposo, le connessioni viaggiano su TLS, ogni struttura ha uno schema di database separato dagli altri. Copie di sicurezza automatiche vengono eseguite ogni giorno e conservate per 7 giorni. Un firewall applicativo protegge l'accesso e limita le richieste anomale.

L'accesso del nostro personale ai dati delle strutture è limitato all'assistenza e alla manutenzione ed è tracciato. Non vendiamo dati e non li usiamo per fini pubblicitari.

Per erogare il servizio ci avvaliamo di questi fornitori, che trattano dati per nostro conto:

•Amazon Web Services EMEA SARL — hosting, database, copie di sicurezza e invio delle e-mail della piattaforma (regione Milano).

•Stripe Payments Europe Ltd — pagamenti con carta e gestione degli abbonamenti.

•Cloudflare, Inc. — verifica anti-bot (Turnstile) sui moduli del sito: riceve indirizzo IP, caratteristiche del browser e della connessione.

•jsDelivr — rete di distribuzione che consegna il visualizzatore del riferimento dell'API sulla pagina Sviluppatori: riceve l'indirizzo IP di chi la apre.

Solo quando la struttura attiva l'integrazione: PassportScan (lettura dei documenti degli ospiti), Open-Meteo (previsioni meteo: riceve solo le coordinate della struttura), Photon di Komoot (completamento degli indirizzi: riceve il testo dell'indirizzo, mai nomi).

Stripe e Cloudflare possono trasferire dati fuori dall'Unione Europea sulla base delle clausole contrattuali standard e del Data Privacy Framework. Il Regno Unito, sede del titolare, è oggetto di una decisione di adeguatezza della Commissione europea. Comunichiamo dati alle autorità solo quando la legge ce lo impone.

•Richieste di registrazione non confermate: 30 giorni, poi cancellate. Richieste di contatto: 12 mesi.

•Account e dati della struttura: per tutta la durata del contratto. Alla scadenza della prova gratuita o alla cessazione dell'abbonamento l'ambiente viene sospeso e conservato 90 giorni, per consentirti di riattivarlo o esportare i dati; poi viene cancellato. Puoi chiederne la cancellazione anticipata.

•Copie di sicurezza: 7 giorni. Log tecnici e del firewall: 30 giorni.

•Documenti di fatturazione: 10 anni per obbligo di legge.

Puoi chiedere l'accesso ai tuoi dati, la rettifica, la cancellazione, la limitazione del trattamento, la portabilità e opporti al trattamento fondato sull'interesse legittimo; puoi revocare in ogni momento un consenso dato. Scrivi a info@galaxy-hotel.net: rispondiamo entro 30 giorni.

Hai il diritto di presentare reclamo a un'autorità di controllo: in Italia il Garante per la protezione dei dati personali, in Spagna la AEPD, in Francia la CNIL, nel Regno Unito l'ICO, o l'autorità del paese in cui risiedi.

Se sei ospite di una struttura, i tuoi diritti si esercitano verso la struttura: se ci scrivi, inoltriamo la richiesta e la aiutiamo a rispondere.

Il sito e il gestionale non usano cookie di profilazione né strumenti di analisi. Quello che viene memorizzato nel browser è descritto nella Cookie policy.

Il sito e il servizio si rivolgono a imprese e ai loro collaboratori: non raccogliamo consapevolmente dati di minori di 16 anni.

Aggiorniamo questa informativa quando cambiano il servizio o i fornitori. La data in alto indica l'ultima versione; le modifiche sostanziali vengono comunicate via e-mail agli utenti registrati.